浅谈中小学档案管理工作的现状与对策
贵州省沿河土家族自治县档案局 张红文
笔者曾在教育战线工作16年，期间主要从事“两基”（基本普及九年义务教育和基本扫除青壮年文盲）、学校档案管理工作，2012年起改行到档案部门工作。到档案部门后，因工作需要，经常深入全县各中小学校检查指导学校档案管理工作。笔者认为，中小学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是反映学校各项工作规范化、科学化的重要载体。然而在各学校检查调研工作中，发现各中小学校档案管理工作现状令人堪忧，管理方法有待改进。笔者根据档案管理的有关要求，结合自身的体会，就如何规范中小学校档案管理谈几点粗浅的认识。
一、略举令人堪忧的案例二则
案例1：县教育局2010年对全县中小学教师人事档案进行规范整理过程中，发现部分教师个人档案里，缺少很多重要资料，如分配文件、年度考核表、教师资格认证文件等相关材料。更有甚者，部分教师党员的有关入党材料也被丢失。一位教师因为预备党员材料被遗失而未能转为正式党员。
案例2：一位退休多年的老教师罗某到退休前原学校反映，说他当年的住房安置费1000元未领取（理由是退休时不知道有这笔费，后来听旁人说起），学校出纳回答当年就将住房安置费1000元发放给了每一位退休教师。双方僵持不下，教育辅导站组织人员到该校核实，其结果是：该校的财务档案未归档，每一个学期结束，账务由教师代表查账并集体签名后完事，原始账务资料随后被销毁。最后处理意见为：学校出纳和罗某各承担一半经济损失。
以上案例，侧面说明学校档案规范安全管理，关系民生利益，同时也是学校工作历史的重要依据。
二、中小学校档案管理工作存在的问题
就目前中小学校档案管理工作的现状来看，由于历史和现实的多种原因，主要存在以下几方面的问题：
1.档案管理人员缺乏。经笔者走访发现，多数学校档案管理机构不健全，人员配备不到位，没有专职的档案管理人员，现有的档案管理人员一般都是兼职的。兼职档案管理员即没有时间花在档案管理上，且档案业务水平低下，没有制定相应档案工作的制度，档案开发利用情况基本为零。
2.领导对档案管理工作认识不到位。部分学校领导只注重办学质量，而忽视收集整理归档在办学过程中形成的各类档案，有的学校领导认识不到做好档案管理工作对学校各项工作的促进作用。
3.档案管理条件不合格。不少学校档案管理工作硬件建设及经费投入不足，没有专门的档案室(柜)，不具备保管档案所要求的通风、防潮、防霉、防盗、防火等基本条件，档案材料随处散放，保管设备不齐全，直接影响着学校档案的保管、安全和使用效果。
4.档案收集很不完整。多数学校档案收集、整理、移交、保管、销毁、现代化管理工作程序混乱，主要表现为多头存放、收集不及时、流失较多。如教务处、财务室、工会、团委等学校中层机构分头保管各自的资料，每个学期结束后，不及时移交，一些极具存档价值的资料经常被遗失。
5.档案载体结构单一。受条件和设备等方面的制约，许多中小学校的原始档案多为纸质打印档案，仍有部分手工抄写、页面规格不一的案卷，而电子、音像、磁盘等介质的档案却很少。
三、做好中小学档案管理工作的对策
1.增强意识，建立机构。随着教育标准化建设的全面展开，档案管理工作也应更新观念，加快发展。笔者认为，学校领导要高度重视档案工作，把档案工作列入学校工作的重要议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。与此同时，要建立健全管理机构，加强对档案工作的领导，健全档案机构管理网络，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，从组织上保证档案工作的顺利开展。档案工作领导小组认真研究解决档案管理工作中所涉及的经费、设备、档案用房等硬件问题，使档案工作与学校其他各项管理工作同步发展。
2.健全制度、规范管理。建立完善的档案管理工作制度，使档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各校可以制定《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案室管理制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》。此外还要编制档案分类方案和保管期限表，使学校的档案工作有章可循，保证档案质量。要把档案工作纳入科室工作目标管理责任制的检查考核中，要按上级档案管理部门的要求，设立专职(或指定专人)负责此项工作。
3.规划业务，提高能力。不管学校规模大小，均要专门设立档案室，所有档案按文书类、教学类、学籍类、声像类分别建立专柜，配备八防(防光、防尘、防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防高温)措施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。另外，各校要制定相应的学习培训制度，有计划地培养档案管理方面的专业人才，一方面学习档案专业知识理论，另一方面学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，更新知识，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐。
4.注重收集，分类归档。学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，可按学期收集、整理、立卷、归档。在整理过程中，应着重收集本学校形成的文件资料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料等方面的材料。但从当前学校文件材料收集的实际情况来看，有的档案资料存在短缺、脱节、不齐全的现象，特别是学校本身形成的不同载体的“帐外”文件材料，如：计划、总结、制度、会议记录、合同契约、图纸、名册、照片、录音、录像带等，得不到及时的收集整理归档。为此，校领导应采取相应的措施。年初制定各科室工作目标责任书和档案台帐资料考评表，将各科室需要收集的档案列出清单。
总之，学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，加强中小学校档案管理工作，逐步建立健全学校档案，有利于对学校各项工作的正确评估，有利于查找和使用历史资料，而且有利于学校进行实施科学管理，使档案的价值得以充分体现。
