中职学校档案管理新特点及对策
◎ 李 惠
摘要：基于中职学校在教育目的、教育内容、教育手段、教育方法等发生的变化，分析了中职学校档案管理工作出现的新特点和新趋势，并就这些特点提出了相应的对策。
关键词：中职学校；档案管理；科技档案；教学档案
伴随着教育体制改革，原来着重于学历教育的各种中等专业学校，逐步演变为突出职业技能培养，强化教学研究的教育实体。这类学校定位于初、中级实用技术教育层面，以培养各类技能型人才为目标，以市场对人才的需求和就业为导向，大力开展实践教学和学生劳动技能养成，为我国的职业教育事业做出了突出贡献。这样以来，中职学校的教育目的、教育对象、教育内容、教育手段、教育方法等都发生了巨大变化，使得中职学校的档案管理工作出现了一些新特点和新趋势。
一、基于实训教学成为教学活动主要内容的事实，科技档案成为中职学校档案管理工作的一个重要方面
以往学校的档案管理工作跟一般的行政事业单位的档案管理工作差别不大，都是以文书档案管理为主。更多的强调文书档案的收集、整理、分类立卷，编目、制作检索工具，提供一般利用等。但是，伴随着学校教育教学目的的变化，学校针对学生技能培养，加大了实践教学和科研活动的力度。这样的情况在一定程度上改变了档案管理工作的形式，导致科技档案管理成为档案管理中的一项日渐突出的常规性工作。
但是由于长期以来制度和体制形成的惯性，使科技档案管理一直是学校档案管理中的薄弱环节。为了切实贯彻档案法，为学校各项工作提供良好服务，我们需要加大科技档案管理力度。
1、提高认识，加强科技档案管理基础工作，解决科技档案的重视不够和收集难的问题
根据科技档案的专业性、多样性和成套性特点，明确学校各个业务部门和科研课题组的档案管理职责，安排档案管理人员参与科研等活动，使档案的收集工作与科研、基建、生产、设备管理等活动同步进行。最好是建立健全制度建设，利用学校的相关制约手段，在科研课题实施、基建活动、设备购置和人员培训中，明确基建文件、设备资料和培训文件的收集整理工作责任，将科技档案的收集整理和归档工作作为科研课题、设备管理、基建项目等工作考核的必要条件。
2、鉴于学校试验实习设备日渐丰富的趋势，特别地要加强特种设备的档案管理工作
为了强化学生试验实习技能，中职学校购置了相当多的特种设备，这就势必造成特种设备的使用问题和安全、维护问题成为中职学校管理的一个重要方面。在这种情况下，特种设备的档案管理就成为档案工作中的一项重要内容。
特种设备档案是每台设备在教学和生产运行活动过程的全部历史记录。它是设备管理工作的重要组成部分。学校的特种设备对教育教学活动、安全生产、保障广大教职工和学生的生命安全起着至关重要的作用。学校要在积极做好设备维护和安全运行的过程中，要求档案管理人员与设备管理人员紧密结合，初步建立了符合特种行业安全生产要求的设备档案管理体系，在全面加强学校档案管理的基础上，重点加强对特种设备的档案管理。有条件的情况下，最好能配备特种设备的档案专门管理人员，重点负责特种设备档案管理，有效地加强特种设备的综合管理，防止了重大生产事故、设备事故、伤亡事故的发生。
同时，特种设备档案管理的积极作用在于发挥它的实际利用功能，变存放在档案柜里的“死”档案为走出档案柜的“活”档案，直接为安全生产服务。特种设备档案是以“购置、验收、使用、定期和不定期检验、维修、报废”等方面为基本内容整理和建档的。在实际的教学科研活动中，最先反映在设备运行状况的是设备日常运行状况的记录。为此，学校的试验实习人员要编制设备日常运行记录表格，在试验实习活动中登记设备运行状况，这是确保安全教学实习需求的第一信号，它能为设备是否正常运行提供可靠、有用的依据，同时也构成了特种设备档案利用中的重要内容。
二、中职学校市场竞争的核心是教学质量，致使教学档案的重要性明显突出
教学档案是学校全部教学活动的真实记录，是在教师教学活动、教学管理、教学研究和学生学习等过程中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等文件材料。是维护学校历史面貌的真实凭据，是制定学校发展计划、总结经验教训、开展教育研究、探讨教育规律的重要依据。
随着中职学校面向市场办学的趋势，教育教学质量成为中职学校的核心竞争力的主要体现。为了适应新形势，中职学校办学规模越来越大，招生形式越来越多样化，办学领域不断拓宽，新学科、新专业不断涌现，使得教学档案的内容也越来越广泛，它的作用不仅是为了保存和管理教学过程中形成的有价值的文件材料，为宏观的教学决策、微观的教学管理及教学科研服务，而且是为改进教学方法，深化教学研究提高教学质量提供依据。
但是随着中职学校的实践教学环节的比重加大，在实践教学中形成的档案资料零碎而杂乱，给教学档案的收集整理工作带来困难。同时，由于学校对教学档案管理工作重视不够，导致在教学基本建设和教学管理中形成的档案材料大量流失。
针对这些现象，学校档案室要了解教育教学规律，深入教育教学活动的各个环节，加强对教研室和教育管理部门联系，对他们的档案工作提供业务指导。同时，考虑教学档案信息来源分散、学科专业性强、形式多样的特点，贯彻实用性原则，按照教学档案的归档范围，对教学活动中形成的档案材料进行细致的价值评价，着力做好以下几个方面的档案材料收集和整理：
1．专业设置、专业建设、专业调整及特色品牌专业的有关材料。各专业培养方案制定与修订及课程计划的有关文件。
2．各级重点课程、课程建设规划、管理有关材料，各级精品课程建设立项、审批、中期检查、结题验收的材料。
3. 教材建设规划及管理的系列材料，本科教材使用及优秀教材、CAI课件评选材料。
4. 实验室建设及评估系列材料，实习基地建设相关材料。
5. 培养方案、学期教学工作执行计划，培养方案变动申请表。教学任务书、授课进度计划表。
6. 教师参加全国性的专业会议和各类教育业务培训中，获得的与专业建设有关的资料、文件和信息。在教育教学研究活动中的专业论文论著等。
三、中职学校参与人才培养的市场竞争，对档案利用工作提出了更高的要求
档案利用工作是以档案信息为服务前提,以档案利用者为服务对象,以满足教学、科研、管理及社会各方面需求为目的,通过多种途径和方法传递档案信息,实现档案信息价值的过程。它是评价档案工作成功与否的关键。
档案资料是历史的客观记录，真实记载了学校的发展历程。能够为招生宣传、提高教育教学质量、扩大学生就业领域等工作，提供可靠的管理决策依据和详细的图文宣传资料。对于提升学校的核心竞争力，树立学校形象具有非常重要的意义。
鉴于档案利用的重要意义，学校档案工作人员必须树立明确的服务意识，逐步改变服务手段落后，服务方法简单的状况。全面了解室藏档案内容，认真开展编研工作和咨询服务，对档案信息再加工，做好校史、科研成果统计和大事记等专题编撰，主动为学校提供系统的档案材料。
为了提供高质量的档案利用信息，就必须做好档案利用的基础工作。一是要提高档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。二是要建立健全档号，编制必要的检索工具，健全检索系统，实现检索途径的多元化。三是要准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，制作好档案副本。四是正确处理利用与保密的关系，建立健全利用和保密制度，严格执行保密纪律。
同时，随着科技的进步，计算机技术、微缩技术的普及，档案的载体形态发生了很大的变化，使用传统的“图书资料式”服务模式和服务手段，已经难以适应新形势下中职学校档案利用和科技发展的需要。因此，档案利用工作要改变传统的利用手段、技术方法以及服务方式等，积极探索检索工具电子化，引入档案信息网络发布平台、计算机管理手段等现代化服务方法和途径，逐步实现档案利用工件规范化和现代化。
（作者单位：河南省驻马店农业学校）
