学籍档案管理与利用初探
贵州省沿河土家族自治县档案局（馆） 张红文
学校档案是学校工作和教育教学活动的真实记录及历史反映,是党和国家的宝贵财富，而学籍档案则是学校档案的重要组成部分。学籍档案是学生在学习、实验和社会实践等活动中直接形成的,对学校、社会和个人具有保存价值的真实记录。认真进行整理、归档、管理,对于提高学校教育质量和增进学校办学效益有着重要的意义。笔者曾经在教育系统参与学籍管理10多年，改行到档案部门工作后，经常深入各学校，对学校档案管理工作进行调研与指导。通过近年来在各学校开展档案管理调研，对各级各类学校学籍档案的概念，形成的规律和特点，以及建立规范化的学籍档案角度工作，进行了一些探索，现将自己的体会小结成文供学校档案管理工作者参考，以促进和加强学校学籍档案信息资源的开发和利用工作。
一、学籍档案的范畴
学籍是指一个学生属于某学校的一种法律上的身份或者资格。学籍具有唯一性、依附性、流动性。学生和学校构成了学籍的两个基本要素。正常情况下每个学生都应拥有一个学籍，对应着某所学校。学籍、学校、学生遵循三位一体原则。学籍管理是指学校根据国家有关政策、法规对学生从入学到毕业期间实施培养过程的管理，是学校教学管理的重要组成部分。学籍作为一种就读资格，存在“取得或建立、变动、完结”三个阶段。学籍管理的对象是学籍，涉及学生的行为，而学籍档案管理的对象是由此产生的信息。
二、学籍档案形成的特点
学籍档案是学生在求学过程中逐渐积累而成的，都具有各自不同的特点，但最基本的就是他的原始性和真实性，这都源于档案保存的独立性。当然，学籍档案还包含了，完整性、系统性、内容多样性等特点。也正是因为学籍档案所自有的这些特点，才更显出他的重要的作用，逐渐受到重视，被法律所严格保护。这也是为什么学校把他当做培养人才的依据，社会把他当做人员判别的材料，单位把他当做员工考核的凭证的原因。
学生学籍档案内容设置遵循有效、适度、够用原则，并为全面实施综合素质评价等留出空间。学籍档案的内容主要包括：新生入学注册登记表、学籍卡片、成绩单、毕业鉴定表、学生在校期间的奖惩材料等。其记录的信息囊括了从学生入校到毕业的全部第一手资料。学籍档案分为电子档案和纸质档案。电子档案纳入电子学籍系统管理，纸质档案由学校学籍管理员负责管理。各学校要逐步推进学籍档案电子化，同时保留必要的纸质档案。
三、规范学籍档案管理工作
规范学籍档案管理是学校工作的需要,也是档案工作的需要。学校档案管理人员要注重加强新技能、新业务知识的学习，不断调整完善自己，以适应不断变化的社会发展的需要，归档好学生档案，保管好学生档案，利用好学生档案，使学生学籍档案真正发挥其应有的作用。
一要完善学籍档案管理体制，提高管理意识。学籍档案工作是办好学校的重要基础工作之一，必须把学籍档案工作纳入学校整体发展规划，完善管理体制，从而加强对档案工作的领导和管理。建立和完善归档制度，分散收集，集中管理。学籍档案的归档要纳入学校各部门人员的职责范围，做到每学期、每年级按时、完整、准确归档。要从制度上加强对学籍档案真实性的认证和鉴别，保证其真实可靠。还应制定完善的考核管理制度和激励机制，奖罚分明。
二要加强学籍档案管理人员培训，提高素质，稳定工作队伍。学籍档案管理是一项非常细致的工作，具有极强的程序性和专业性。学籍档案管理人员必须具备档案业务知识和一定的科学文化知识；必须热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律；必须有极大的责任心和学习精神，经常研究工作中出现的新情况，解决新问题。各级各类学校的领导者必须重视档案管理人员的培训，提高管理人员素质；必须有针对性的引进人才，培养人才，适当提高人员待遇，稳定学籍档案管理队伍，保证档案管理工作的严肃性与持续性。
三要不断推进学籍档案信息化，促进学籍档案现代化建设。在过去，传统意义上的学籍档案管理包含了许多纷繁复杂的工作程序，从而导致了学生的学籍档案信息分散，无法实现统一的管理。而且，因为学校条件的限制，各部门之间对学生档案的资料收集不能联系在一起，还处于比较初级的资料状态。资料残缺不全，保管工作不到位，日常管理条件欠缺等现象时有发生。开展学生学籍档案的信息化工作，可以弥补过去传统学生学籍档案管理的不足。体现在：一是学籍档案信息化管理模式便于整理和查阅。档案编撰部门将学生档案信息整理好后，为所编制的档案资料进行分类和编号，再输送到计算机网络系统中，便于查询电子档案信息。二是学籍档案信息化管理模式利于信息整合和开发利用。学生学籍档案资料经过有关部门的信息化处理，转化为电子文件归档，学校利用计算机资源，对电子档案信息进行加工处理，避免了原来人工手动信息建档，信息整合的弊端，缩短信息整合时间，加快了个人学籍的交流速度。三是有利于用人单位更加全面的了解学生情况。学生学籍档案的信息化管理模式，为用人单位提供了人员了解的平台。
四、有效利用学校学籍档案
学籍档案利用是学籍档案工作的出发点和终极目的。如何让更多的人来利用学籍档案,提高学籍档案的利用率是学校档案管理部门的首要任务。现就此问题谈谈笔者的几点想法。一是转变服务方式,提高利用率。学校学籍档案人员可以开展形式多样、丰富多彩的宣传活动,例如不定期地举办学籍档案展览、出黑板报、印发宣传小册子来宣传介绍学校档案工作及其所取得的科研成果,达到培养社会整体档案意识的目的,使各单位及人员意识到加强学籍档案管理与利用工作的重要性。二是转变服务态度，做好查阅利用者的接待工作。学籍档案管理人员要为档案利用者提供热情、周到的查阅利用服务。学籍档案管理工作要由保管型向服务型转变，要千方百计地满足利用者的需求，为社会广大群众提供优质服务，不断提高学籍档案利用效率。
随着社会经济文化的不断发展，各大中小学校的学籍档案管理与开发利用工作越来越重要，保障学校学籍档案的真实、完整、准确，是各大中小学校档案管理利用的一个重要组成，也是衡量一所学校办学质量的一把重要标尺之一。因此，各学校务必高度重视学籍档案管理与开发利用工作，为社会经济文化建设服务。
